Warum du Paperless-ngx und Home Assistant kombinieren solltest

Stell dir vor, du bekommst eine Rechnung per Post, legst sie in den Scanner – und wenige Sekunden später ist sie digital gespeichert, mit Stichwörtern versehen, durchsuchbar und sicher archiviert. Du bekommst sogar eine Benachrichtigung auf dein Handy. Genau das ermöglicht dir die Kombination von Paperless-ngx und Home Assistant.

Paperless-ngx ist ein kostenloses, selbst gehostetes Dokumentenmanagement-System (DMS), das gescannte oder hochgeladene Dokumente automatisch erkennt (OCR), verschlagwortet und archiviert. In Verbindung mit Home Assistant lässt sich daraus ein echtes Smart Office machen – automatisiert, übersichtlich und effizient.

Was du brauchst

Bevor du loslegst, solltest du sicherstellen, dass du folgende Voraussetzungen erfüllst:

• Einen laufenden Home Assistant (Supervised oder auf einem Raspberry Pi/Docker-Server)
• Ein Linux-System oder NAS mit Docker (für Paperless)
• Einen Scanner oder Multifunktionsdrucker mit Netzwerkfunktion
• Grundkenntnisse in YAML und der Home Assistant-Oberfläche
• Optional: Smartphone mit der Home Assistant Companion App

Schritt 1: Paperless-ngx installieren

Die einfachste und empfohlene Methode ist die Installation per Docker.

So geht’s:

1. Öffne dein Terminal und lege ein neues Verzeichnis für Paperless an:

nmkdir /opt/paperless
cd /opt/paperless

2. Lade die offizielle docker-compose.yml:

curl -O https://raw.githubusercontent.com/paperless-ngx/paperless-ngx/main/docker/compose/docker-compose.yml

3. Erstelle eine .env Datei mit Basisdaten:

PAPERLESS_REDIS=redis://paperless-redis:6379
PAPERLESS_URL=http://deine-ip:8000

4. Starte Paperless:

docker compose up -d

Jetzt kannst du im Browser unter http://deine-ip:8000 das Webinterface aufrufen und dich als Administrator einrichten.

Schritt 2: Paperless einrichten

Nach der Installation kannst du mit dem Einrichten starten:

• Lege Dokumenttypen an, z. B. „Rechnung“, „Vertrag“, „Garantie“.
• Erstelle Tags wie „Strom“, „Haus“, „Arbeit“.
• Füge Absender (Correspondents) hinzu – das hilft später bei der Sortierung.
• Teste einen ersten PDF-Upload – Paperless erkennt automatisch den Text und kategorisiert das Dokument.

Schritt 3: Home Assistant Integration

Paperless hat eine API – über diese kannst du Home Assistant mit REST-Sensoren verbinden.

Dokumentenzähler anzeigen

So bekommst du die Anzahl gespeicherter Dokumente im Dashboard angezeigt:

sensor:
  - platform: rest
    name: Paperless Dokumentenzahl
    resource: http://<IP>:8000/api/documents/?page_size=1
    value_template: "{{ value_json.count }}"
    headers:
      Authorization: "Token DEIN_API_TOKEN"

Das API-Token findest du in Paperless unter „Benutzer“ → „Token erzeugen“.

Schritt 4: Automatischer Upload aus Home Assistant

Wenn dein Scanner Dateien automatisch in einen Ordner ablegt, kannst du diesen Ordner von Home Assistant überwachen lassen.

Beispiel-Automation:

automation:
  - alias: "Scan erkannt – Dokument verschieben"
    trigger:
      - platform: state
        entity_id: binary_sensor.scanner_ready
        to: "on"
    action:
      - service: shell_command.move_to_paperless

Shell Command dazu:

shell_command:
  move_to_paperless: mv /scanner/*.pdf /opt/paperless/consume/

Paperless überwacht standardmäßig den consume-Ordner. Leg einfach PDFs dort ab – der Rest passiert automatisch.

Schritt 5: Benachrichtigung bei neuen Dokumenten

Möchtest du wissen, wenn ein neues Dokument hochgeladen wurde? Kein Problem!

automation:
  - alias: "Neues Dokument erkannt"
    trigger:
      - platform: state
        entity_id: sensor.paperless_dokumentenzahl
    condition:
      - condition: template
        value_template: "{{ trigger.from_state.state | int < trigger.to_state.state | int }}"
    action:
      - service: notify.mobile_app_dein_handy
        data:
          message: "Neues Dokument wurde archiviert."

Visualisiere deinen Dokumentenstatus im Dashboard

Du kannst mit Lovelace-Karten den aktuellen Status anzeigen:

• Dokumentenzahl (Sensor)
• Letztes Dokument (per API abrufbar)
• Scanner-Status (z. B. „bereit“ oder „inaktiv“)

Fazit

Mit Paperless-ngx und Home Assistant holst du dir ein mächtiges, automatisiertes Dokumentenarchiv direkt ins Smart Home. Du kannst dein gesamtes Papierchaos digitalisieren – intelligent, durchsuchbar und sicher. Ob private Rechnungen, Garantiebelege oder Arbeitsunterlagen: In Sekunden sind sie gescannt, verarbeitet und strukturiert abgelegt – und du hast den vollen Überblick.

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